Regulamin

§ 3

1. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada Kierownik Zamawiającego.
2. Kierownik Zamawiającego może pisemnie powierzyć wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności pracownikom zamawiającego.
3. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiadają pracownicy zamawiającego w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania.
4. Zamówienia publicznego udziela Kierownik Zamawiającego.
5. Kierownik Zamawiającego może udzielić pełnomocnictwa do udzielenia zamówienia publicznego na zasadach ogólnych wynikających z przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

§ 4

1. Przed wszczęciem postępowania należy każdorazowo oszacować wartość zamówienia, w szczególności w celu:
   1. ustalenia, czy istnieje obowiązek stosowania Ustawy,
   2. ustalenia, czy wartość zamówienia przekracza progi kwotowe określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Ustawy (tzw. progi unijne).
2. Do ustalenia wartości zamówienia stosuje się przepisy art. 32–35 Ustawy.
3. Ustalenie wartości zamówienia należy do zadań Komórki Merytorycznej, na rzecz której zamówienie ma zostać udzielone.

§ 5

Rozdział II

Zamówienia, których wartość nie przekracza równowartości 14.000 euro

§ 6

1. Postępowania, w przypadku których wartość zamówienia nie przekracza równowartości 14.000 euro, przygotowują i przeprowadzają Komórki Merytoryczne.
2. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania mającego na celu wybór wykonawcy zamówienia o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro odpowiada Kierownik Komórki Merytorycznej.
3. Zasad wynikających z niniejszego Regulaminu nie stosuje się do postępowań o wartości poniżej 1000zł.
4. W przypadku postępowań, o których mowa w niniejszym rozdziale, nie powołuje się Komisji Przetargowej.

§ 7

1. Identyfikacja potrzeby udzielenia zamówienia publicznego, do którego stosuje się przepisy niniejszego rozdziału Regulaminu, należy do obowiązków Kierownika Komórki Merytorycznej.
2. Kierownik Komórki Merytorycznej dokonuje oceny celowości udzielenia zamówienia z punktu widzenia potrzeb zamawiającego i realizowanych przez niego zadań.
3. Kierownik Komórki Merytorycznej kieruje wniosek o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia do Kierownika Zamawiającego lub osoby przez niego upoważnionej.
4. Wniosek zawiera w szczególności określenie przedmiotu zamówienia, merytoryczne uzasadnienie konieczności dokonania zakupu (będące efektem oceny celowości dokonania zamówienia), szacunkową wartość przedmiotu zamówienia, przewidywaną wartość brutto przedmiotu zamówienia, informację o posiadanych środkach finansowych na ten cel, wskazanie pracownika odpowiedzialnego za wstępną ocenę celowości dokonania zakupu i realizację zadania.
5. Wniosek wymaga akceptacji Kierownika Zamawiającego lub osoby przez niego upoważnionej oraz głównego księgowego lub osoby przez niego upoważnionej.

§ 8

1. Przed udzieleniem zamówienia należy wystosować zapytania cenowe do minimum trzech wykonawców świadczących  w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia. Zapytanie powinno zawierać precyzyjnie i jednoznacznie opisany przedmiot zamówienia.
2. Przedmiotem zapytania mogą być także – inne niż cena – informacje, np. termin wykonania zamówienia, okres gwarancji, funkcjonalność.
3. Wykonawcy składają oferty obejmujące informacje wymagane przez zamawiającego.
4. Z wykonawcami, którzy złożyli oferty, można prowadzić negocjacje celem ustalenia najkorzystniejszych dla zamawiającego warunków zamówienia.
5. W wyjątkowych sytuacjach, jeżeli niezbędne jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, Kierownik Zamawiającego może podjąć decyzję o odstąpieniu od zasad wskazanych w 1–4 niniejszego paragrafu.
6. Zamówienia udziela się wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę.

§ 9

1. Umowy o zamówienia, o których mowa w niniejszym rozdziale, przekraczające równowartość 1000 zł powinny być zawarte na piśmie. Umowy o roboty budowlane, bez względu na wartość powinny być zawarte na piśmie.
2. Z udzielenia zamówienia sporządza się notatkę służbową, zawierającą w szczególności przedmiot zamówienia, wartość szacunkową zamówienia, informacje o wykonawcach, do których wystosowano zapytanie cenowe, porównanie ofert, nazwę i adres wykonawcy, z którym podpisano umowę, numer i datę zawarcia umowy.

§ 10

1. W zakresie zamówień o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty 14.000 euro umowy zawierane są przez Kierownika Zamawiającego.

Rozdział III
Zamówienia, których wartość przekracza równowartość 14.000 euro

§ 11

 

W planowaniu, przygotowywaniu i przeprowadzaniu postępowania biorą udział: Komórka Merytoryczna, Komisja Przetargowa oraz Kierownik Zamawiającego.

Podrozdział I
Planowanie zamówień

§ 12

1. Zamówienia publiczne u zamawiającego objęte są Planem Zamówień Publicznych.
2. Do 30 listopada Komórki Merytoryczne zobowiązane są do sporządzenia wykazu zamówień publicznych planowanych do udzielenia w następnym roku budżetowym. Na podstawie przekazanych wykazów komórka wyznaczona przez Zamawiającego sporządza wstępny Plan Zamówień Publicznych.
3. Po zatwierdzeniu (uchwaleniu) planu finansowego jednostki, Komórki Merytoryczne przekazują zaktualizowane wykazy zamówień publicznych planowanych do udzielenia w następnym roku budżetowym. Na ich podstawie komórka wyznaczona przez Zamawiającego sporządza ostateczny Plan Zamówień Publicznych.
4. Plan podlega aktualizacji w trakcie wykonywania budżetu (planu finansowego) na uzasadniony wniosek pracownika Komórki Merytorycznej.

§ 13

1. Na podstawie Planu Zamówień Publicznych komórka wyznaczona przez Zamawiającego sporządza wstępne ogłoszenie informacyjne, o którym mowa w przepisach art. 13 Ustawy. Ogłoszenie przekazuje Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich lub zamieszcza na własnej stronie internetowej, w miejscu wyodrębnionym dla zamówień.
2. Ogłoszenie obejmuje informacje o planowanych w terminie następnych 12 miesięcy zamówieniach lub umowach ramowych, których wartość:
   1. dla robót budowlanych – jest równa lub przekracza kwotę określoną w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, od której jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń o zamówieniach na roboty budowlane Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich;
   2. zsumowana dla dostaw o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, w ramach danej grupy Wspólnego Słownika Zamówień, jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 750.000 euro;
   3. zsumowana dla usług o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, w ramach kategorii 1–16 określonej w załączniku Nr 3 do Wspólnego Słownika Zamówień, jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 750.000 euro.
3. W ogłoszeniu nie zamieszcza się planowanych zamówień na usługi, o których mowa w art. 5 ust. 1 Ustawy, oraz planowanych zamówień udzielanych w trybie innym niż przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem lub dialog konkurencyjny.

Podrozdział II
Przygotowanie postępowania

§ 14

1. Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Komórka Merytoryczna w szczególności:
   1. przygotowuje opis przedmiotu zamówienia;
   2. przygotowuje propozycję trybu udzielenia zamówienia;
   3. przygotowuje propozycje warunków udziału w postępowaniu wraz z ich opisem, wykazem oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz sposobem oceny spełniania tych warunków;
   4. przygotowuje kryteria oceny ofert, ich wagę oraz opis oceny ich spełniania;
   5. wskazuje wymagany termin wykonania zamówienia;
   6. przygotowuje opis sposobu obliczenia ceny;
   7. przygotowuje istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy;
   8. przygotowuje opis części zamówienia, jeżeli dopuści się składanie ofert częściowych;
   9. przygotowuje informację o przewidywanych zamówieniach uzupełniających, jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie takich zamówień;
   10. przygotowuje opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe, jeżeli dopuści się ich składanie;
   11. przygotowuje ewentualne zastrzeżenie, że część lub całość zamówienia nie może być powierzona podwykonawcom.
2. Kierownik Komórki Merytorycznej składa do komórki wyznaczonej przez Zamawiającego wniosek o wszczęcie postępowania zawierający wskazane w ust. 2 informacje. Pracownik komórki wyznaczonej przez Zamawiającego weryfikuje wniosek, w szczególności z punktu widzenia:
   • umieszczenia wnioskowanego zamówienia w Planie Zamówień Publicznych;
   • możliwości przeprowadzenia postępowania w terminie wskazanym we wniosku, biorąc pod uwagę przepisy Ustawy.
3. Wniosek nie jest wymagany w przypadku, gdy wszczyna się postępowanie w sprawie zamówienia, w stosunku do którego uprzednio prowadzone postępowanie zostało unieważnione w przeciągu 3 miesięcy.
4. Wniosek przekazany za pośrednictwem pracownika komórki wyznaczonej przez Zamawiającego podlega zatwierdzeniu przez Kierownika Zamawiającego lub osobę upoważnioną oraz przez głównego księgowego jednostki lub osobę upoważnioną. Akceptacja głównego księgowego lub osoby przez niego upoważnionej oznacza, że w planie finansowym znajdują się – lub są zagwarantowane w inny sposób – środki finansowe na realizację zamówienia.

Podrozdział III
Komisja Przetargowa

§ 15

1. Zatwierdzony wniosek o wszczęcie postępowania stanowi podstawę do wnioskowania o powołanie składu osobowego Komisji.
2. Wniosek o powołanie Komisji, zawierający wskazanie osób proponowanych do pełnienia funkcji członków Komisji, składa pracownik komórki wyznaczonej przez Zamawiającego. Wniosek zawiera także wskazanie osób proponowanych jako Przewodniczący i Sekretarz Komisji.
3. Wniosek podlega zatwierdzeniu przez Kierownika Zamawiającego lub osobę upoważnioną.
4. Kierownik Zamawiającego może powołać do Komisji inne osoby niż wskazane we wniosku.
5. Kierownik Zamawiającego może zdecydować o powołaniu stałej Komisji lub o powołaniu Komisji do kilku lub większej liczby postępowań. Postanowienia niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio, przy czym wniosek o powołanie Komisji składa się niezależnie od wniosków o wszczęcie konkretnych postępowań.

§ 16

1. Komisja jest zespołem pomocniczym Kierownika Zamawiającego, powoływanym w szczególności do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert. Szczegółowy zakres obowiązków Komisji określa Regulamin.
2. Kierownik Zamawiającego może także powierzyć Komisji dokonanie innych, niż określone w ust. 1, czynnościw postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz czynności związanych z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia. Powierzenie dodatkowych czynności następuje w momencie zatwierdzenia wniosku o powołanie Komisjilub w trakcie trwania prac Komisji poprzez dokonanie pisemnego aneksu do wniosku o jej powołanie.

§ 17

1. Członkami Komisji powinny być osoby o odpowiednich kwalifikacjach merytorycznych w zakresie przedmiotu zamówienia oraz w zakresie przepisów o zamówieniach publicznych.
2. Członkami Komisji nie mogą być osoby, które:
   1. ubiegają się o udzielenie zamówienia będącego przedmiotem postępowania;
   2. pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
   3. przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
   4. pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób,
   5. zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.
3. Każdy członek Komisji niezwłocznie po zapoznaniu się z oświadczeniami lub dokumentami złożonymi przez wykonawców składa – pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania – pisemne oświadczenie o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w ust. 2. Oświadczenie winno zostać złożone także w terminie późniejszym, jeżeli okoliczności, o których mowa w ust. 2, ujawnią się w toku prac Komisji.
4. Przewodniczący Komisji wyłącza z jej prac członka, który:
   • złożył oświadczenie o zaistnieniu którejkolwiek z okoliczności, o których mowa w ust. 2,
   • nie złożył oświadczenia (w tym także po zaistnieniu w toku prac Komisji okoliczności uzasadniających wykluczenie),
   • złożył oświadczenie niezgodne z prawdą – w takim wypadku wyłączenie następuje z chwilą uzyskania wiadomości wskazujących na nieprawdziwość oświadczenia.
5. Informację o wyłączeniu członka Komisji Przewodniczący Komisji przekazuje Kierownikowi Zamawiającego, który podejmuje decyzję o odwołaniu członka ze składu Komisji i ewentualnym powołaniu w jego miejsce nowego członka Komisji. Nowy członek Komisji składa oświadczenie, o którym mowa w ust. 3.
6. Wobec Przewodniczącego Komisji czynności wyłączenia dokonuje bezpośrednio Kierownik Zamawiającego, podejmując decyzję o jego odwołaniu i powołaniu w jego miejsce nowego Przewodniczącego Komisji.
7. Czynności Komisji, jeżeli zostały dokonane z udziałem członka podlegającego wyłączeniu, powtarza się, chyba że postępowanie powinno zostać unieważnione. Zasadę tę stosuje się odpowiednio do sytuacji, w której członek Komisji zostanie wyłączony z powodu niezłożenia oświadczenia, o którym mowa w ust. 3, albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą.
8. Nie powtarza się czynności otwarcia ofert oraz czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania.

§ 18

Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga wiadomości specjalnych, Kierownik Zamawiającego, z własnej inicjatywy lub na wniosek Komisji, może powołać biegłego lub biegłych.

§ 19

1. W skład Komisji wchodzą minimum 3 osoby, w tym Przewodniczący Komisji oraz jej Sekretarz. W skład Komisji powinien wchodzić minimum jeden pracownik Komórki Merytorycznej.
2. Członkowie Komisji wykonują powierzone im czynności rzetelnie i obiektywnie, z zachowaniem najwyższej staranności, kierując się przepisami prawa, swoją wiedzą i doświadczeniem.
3. Członkom Komisji nie wolno ujawniać jakichkolwiek informacji związanych z przebiegiem prac Komisji, w tym w szczególności informacji dotyczących złożonych ofert, do upływu terminu składania ofert, oraz z przebiegiem badania, oceny i porównania treści złożonych ofert (z wyjątkiem sytuacji przewidzianych przepisami Ustawy).
4. Pracami Komisji kieruje Przewodniczący. Do jego obowiązków należy w szczególności:
   1. odebranie oświadczeń członków Komisji, o których mowa w § 17 ust. 3, oraz złożenia takiego oświadczenia w odniesieniu do własnej osoby;
   2. ustalenie planu pracy Komisji (harmonogramu), wyznaczanie terminów posiedzeń Komisji;
   3. prowadzenie posiedzeń Komisji;
   4. nadzorowanie prawidłowego i terminowego przebiegu postępowania oraz prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie Zamówienia;
   5. informowanie Kierownika Zamawiającego o problemach związanych z pracami Komisji w toku postępowania o udzielenie Zamówienia;
   6. wnioskowanie w uzasadnionych przypadkach o dokonanie zmian w składzie Komisji;
   7. wnioskowanie w uzasadnionych przypadkach o powołanie biegłego;
   8. wnioskowanie w uzasadnionych przypadkach o wydanie opinii radcy prawnego jednostki w związku z toczącym się postępowaniem.
5. Do obowiązków Sekretarza Komisji należy w szczególności:
   1. dokumentowanie czynności i decyzji podejmowanych przez Komisję;
   2. informowanie o miejscu i terminie posiedzeń Komisji;
   3. opracowywanie projektów dokumentów przygotowywanych przez Komisję;
   4. obsługa techniczno-organizacyjna Komisji;
   5. nadzór nad prowadzeniem korespondencji z wykonawcami, w szczególności przesyłanie na wniosek wykonawcy specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wyjaśnianie treści specyfikacji, dokonywanie zmian treści specyfikacji;
   6. przedkładanie do zatwierdzenia Kierownikowi Zamawiającego lub osobie upoważnionej projektów dokumentów przygotowanych przez Komisję;
   7. sporządzanie protokołu z postępowania oraz dokumentacji postępowania w sprawie udzielenia zamówienia;
   8. przyjęcie i rejestracja ofert.

§ 20

1. Przewodniczący Komisji wnioskuje do Kierownika Zamawiającego o odwołanie członka Komisji w razie:
   1. wyłączenia się członka Komisji z jej prac,
   2. nieusprawiedliwionej nieobecności członka Komisji na dwóch kolejnych posiedzeniach Komisji,
   3. niewykonywania przez członka Komisji obowiązków wynikających z przepisów prawa, postanowień Regulaminu oraz decyzji Przewodniczącego Komisji,
   4. zaistnienia innej przeszkody uniemożliwiającej jego udział w pracach Komisji.
2. Decyzję o odwołaniu członka Komisji podejmuje Kierownik Zamawiającego, powołując jednocześnie nowego członka Komisji.

§ 21

1. Komisja wykonuje swoje czynność podczas posiedzeń zwoływanych przez Przewodniczącego.
2. Wszystkie dokumenty odzwierciedlające czynności wykonane przez Komisję oraz jej decyzje wymagają podpisu wszystkich członków Komisji uczestniczących w ich dokonywaniu.
3. Do ważności decyzji podjętej przez Komisję konieczna jest obecność co najmniej połowy jej składu,w tym Przewodniczącego.
4. Rozstrzygnięcia zapadają większością głosów. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos Przewodniczącego.

Podrozdział IV
Przeprowadzanie postępowania

§ 22

1. przygotowaniem treści ogłoszeń w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;
2. zamieszczaniem i przekazywaniem ogłoszeń w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;
3. zmianą treści ogłoszeń w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;
4. zapraszaniem do składania ofert: w trybie przetargu ograniczonego, w trybie negocjacji z ogłoszeniem, w trybie negocjacji bez ogłoszenia, w trybie dialogu konkurencyjnego, w trybie zapytania o cenę;
5. zapraszaniem do składania ofert wstępnych w trybie negocjacji z ogłoszeniem;
6. informowaniem o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu w trybie przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego;
7. zapraszaniem do negocjacji w trybie negocjacji z ogłoszeniem i w trybie negocjacji bez ogłoszenia oraz zaproszeniem do dialogu w trybie dialogu konkurencyjnego;
8. doprecyzowaniem specyfikacji – w razie takiej konieczności – w postępowaniu prowadzonym w trybie negocjacji z ogłoszeniem;
9. informowaniem o zakończeniu dialogu w trybie dialogu konkurencyjnego;
10. zawiadamianiem Prezesa UZP o wszczęciu postępowań prowadzonych w trybie negocjacji bez ogłoszenia oraz zamówienia z wolnej ręki w przypadkach przewidzianych w Ustawie;
11. zapraszaniem wykonawców do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki i przekazywaniem im informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania;
12. przygotowywaniem specyfikacji istotnych warunków zamówienia i zamieszczaniem – w przypadkach przewidzianych w Ustawie – jej treści na stronie internetowej zamawiającego oraz przekazywaniem specyfikacji wykonawcom na ich prośbę;
13. wyjaśnianiem treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, przekazywaniem wyjaśnień wykonawcom i zamieszczaniem ich na stronie internetowej zamawiającego, na zasadach określonych w przepisach art. 38 Ustawy;
14. dokonywaniem – w uzasadnionych przypadkach – zmiany treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz przekazywaniem zmian wykonawcom i zamieszczaniem ich na stronie internetowej zamawiającego, na zasadach określonych w przepisach art. 38 Ustawy;
15. wnioskowaniem do Kierownika Zamawiającego o zwołanie zebrania wykonawców, przygotowywaniem informacji z zebrania i przekazywaniem jej wykonawcom, a także zamieszczaniem jej na stronie internetowej na zasadach określonych w przepisach art. 38 Ustawy;
16. wnioskowaniem do Kierownika Zamawiającego o przedłużenie terminu składania ofert w przypadkach określonych w przepisach Ustawy;
17. przyjmowaniem i ewidencjonowaniem złożonych ofert oraz dbaniem o zapewnienie ich nienaruszalności;
18. dokonywaniem otwarcia ofert i sporządzaniem informacji z otwarcia ofert, oraz przekazywaniem jej wykonawcom, którzy nie byli obecni przy otwarciu ofert;
19. zwracaniem się do wykonawców z wnioskiem o przedłużenie terminu związania ofertą w przypadkach przewidzianych w Ustawie;
20. wzywaniem wykonawców do uzupełnienia oświadczeń, dokumentów i pełnomocnictw w przypadkach przewidzianych w Ustawie;
21. wnioskowaniem o zwrot lub zatrzymanie wadium;
22. oceną spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu;
23. wnioskowaniem do Kierownika Zamawiającego o wykluczenie wykonawcy z udziału w postępowaniu;
24. oceną złożonych ofert;
25. wzywaniem wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert w przypadkach przewidzianych w Ustawie;
26. dokonywaniem poprawek w ofertach na zasadach przewidzianych w Ustawie, informowaniem wykonawców o dokonanych poprawkach oraz wzywaniem wykonawców do wyrażenia zgody na poprawienie omyłek polegających na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, niepowodującej istotnych zmian w treści oferty;
27. prowadzeniem – w uzasadnionych przypadkach – postępowania mającego na celu ustalenie, czy oferta zawiera rażąco niską cenę;
28. wnioskowaniem do Kierownika Zamawiającego o odrzucenie oferty;
29. wnioskowaniem do Kierownika Zamawiającego o unieważnienie postępowania;
30. proponowaniem Kierownikowi Zamawiającego wyboru oferty najkorzystniejszej;
31. sporządzaniem protokołu z postępowania oraz udostępnianiem dokumentacji związanej z postępowaniem;
32. informowaniem o wynikach postępowania, w tym o wyborze najkorzystniejszej oferty, o wykonawcach wykluczonych, o wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, o nieunieważnieniu postępowania;
33. przyjmowaniem protestów oraz przedstawianiem Kierownikowi Zamawiającego propozycji rozstrzygnięcia protestu, zawiadamianiem o wniesieniu protestu i jego rozstrzygnięciu, informowaniem o powtórzeniu czynności lub dokonaniu czynności zaniechanych oraz o wniesieniu odwołania;
34. wykonywaniem innych czynności zleconych przez Kierownika Zamawiającego.

§ 23

 

Podrozdział V
Dokumentowanie postępowania

§ 24

1. Sekretarz Komisji jest odpowiedzialny za sporządzenie protokołu z postępowania wg zasad i wzorów określonych w   przepisach rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2008 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
2. Sekretarz Komisji udostępnia protokół, lub załączniki do protokołu na wniosek osoby zainteresowanej.
3. Udostępnienie protokołu lub załączników może nastąpić poprzez:
   1. wgląd w miejscu wyznaczonym przez Sekretarza,
   2. przesłanie kopii pocztą, faksem lub drogą elektroniczną – zgodnie z wyborem wnioskodawcy wskazanym we wniosku.
4. Bez zgody Sekretarza wnioskodawca w trakcie wglądu do protokołu lub załączników w miejscu wyznaczonym nie może samodzielnie kopiować lub utrwalać – za pomocą urządzeń lub środków technicznych służących do utrwalania obrazu – treści złożonych ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.
5. W trakcie wglądu wnioskodawcy w udostępnioną dokumentację obecny jest Sekretarz lub inny – wyznaczony przez Przewodniczącego – członek Komisji.
6. Czynność dokonania wglądu w dokumentację powinna zostać potwierdzona przez wnioskodawcę.
7. Jeżeli przesłanie kopii protokołu lub załączników zgodnie z wyborem wnioskodawcy będzie z przyczyn technicznych znacząco utrudnione, w szczególności z uwagi na ilość żądanych do przesłania dokumentów, Sekretarz informuje o tym wnioskodawcę i wskazuje sposób, w jaki mogą być one udostępnione.
8. Jeżeli w wyniku udostępnienia protokołu lub załączników zamawiający ma ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia protokołu lub załączników, koszty te pokrywa wnioskodawca, przy czym zamawiający nie może obciążać wnioskodawcy kosztami udostępnienia, jeżeli nie wyraził wobec niego zgody na samodzielne kopiowanie lub utrwalanie za pomocą urządzeń lub środków technicznych służących do utrwalania obrazu treści złożonych ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.
9. Sekretarz udostępnia wnioskodawcy protokół lub załączniki niezwłocznie. W wyjątkowych przypadkach, w szczególności związanych z zapewnieniem sprawnego toku prac dotyczących badania i oceny ofert, sekretarz udostępnia oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu do wglądu lub przesyła ich kopie w terminie przez siebie wyznaczonym, nie później jednak niż w dniu przesłania informacji o wyborze oferty najkorzystniejszej albo o unieważnieniu postępowania.

Podrozdział VI
Umowy w sprawach zamówień publicznych

§ 25

1. Do umów w sprawach zamówień publicznych stosuje się przepisy Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, jeżeli przepisy Ustawy nie stanowią inaczej.
2. Umowa wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej, formy takiej wymaga także każdorazowa zmiana umowy o zamówienie publiczne.
3. W przypadku gdy przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, umowa dodatkowo musi spełniać wymogi wskazane w przepisach art. 647–6471 Kodeksu cywilnego.
4. W przypadku gdy przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, a wykonawca przedstawi do zaakceptowania umowę z podwykonawcą, umowa taka każdorazowo podlega weryfikacji radcy prawnego zamawiającego w terminie 7 dni od jej przedstawienia.
5. W przypadku niewyrażenia zgody przez Kierownika Zamawiającego na zawarcie przez wykonawcę umowy z podwykonawcą do wykonawcy kieruje się odpowiednie oświadczenie woli w formie pisemnej w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od dnia przedstawienia zamawiającemu umowy z podwykonawcą.
6. Umowy są jawne i podlegają udostępnianiu na zasadach określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej.
7. Projekt umowy o zamówienie publiczne sporządza Komórka Merytoryczna, na rzecz której będzie realizowane zamówienie. W umowie należy uwzględnić wszelkie istotne okoliczności związane z realizowaniem zamówienia, takie jak: jego cenę, przedmiot, termin, sposób wykonania i odbioru, sposób określenia wynagrodzenia, sposób rozliczeń i terminy płatności, zabezpieczenie należytego wykonania, przewidywane kary umowne, gwarancję i rękojmię.
8. Umowy w sprawie zamówień publicznych muszą być zaakceptowane pod względem formalnoprawnym przez radcę prawnego. Powyższe uzewnętrznia się parafą i pieczęcią radcy prawnego na projekcie i ostatecznym tekście umowy.
9. Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy musi być tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie. Umowa jest nieważna w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
10. Nie można dokonywać zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany. Zmiana umowy dokonana z naruszeniem tej zasady jest nieważna.
11. Przy określaniu w umowie terminu płatności należy przestrzegać przepisów ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Postanowienia umowy wyłączające lub ograniczające uprawnienia wierzyciela wynikające z przepisów powołanej Ustawy są nieważne.

 

Podrozdział VII
Sprawozdawczość

§ 26

1. Komórka wyznaczona przez Zamawiającego sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach, zwane dalej „sprawozdaniem”.
2. Sprawozdanie przekazuje się Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.
3. Sprawozdanie sporządza się z wykorzystaniem wzorów stanowiących załączniki do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania.

Rozdział IV
Zamówienia finansowane lub współfinansowane ze środków otrzymanych w ramach Programów Operacyjnych na lata 2007–2013
 

§ 27

Zamówienia publiczne finansowane lub współfinansowane ze środków otrzymanych w ramach Programów Operacyjnych na lata 2007–2013 udzielane są zgodnie z postanowieniami rozdziałów I–II niniejszego Regulaminu z odpowiednim uwzględnieniem postanowień niniejszego Rozdziału.

§ 28
(Tryby)

1. Postępowanie mające na celu wybór wykonawcy zamówienia, które jest współfinansowane lub finansowane z środków otrzymanych w ramach Programów Operacyjnych na lata 2007–2013, należy przygotować i przeprowadzić:
   1. w przypadku postępowań, do których stosuje się przepisy Ustawy – w trybach przewidzianych w Ustawie, z zastrzeżeniem, że tryby inne niż przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony należy stosować jedynie w sytuacji, kiedy obiektywnie nie można przeprowadzić postępowania w trybie otwartym (przetargowym); w pierwszej kolejności należy wybierać tryby dające możliwość porównania kilku ofert. Tryb zamówienia z wolnej ręki nie powinien być stosowany;
   2. w przypadku postępowań, do których nie stosuje się przepisów Ustawy – w trybie przetargu pisemnego, o którym mowa w przepisach art. 701–705 Kodeksu cywilnego, wyłącza to wówczas tryb określony w postanowieniach § 8 Regulaminu.
2. Tryb przetargu w przypadku zamówień wskazanych w ust. 1 pkt 2) nie jest wymagany, gdy przedmiotem zamówienia są:
   1. zamówienia wskazane w przepisach art. 4 Ustawy, z wyjątkiem pkt 8;
   2. usługi wymienione w załączniku Nr II B do dyrektywy 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi lub w załączniku XVII B do dyrektywy 2004/17/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. koordynującej procedury udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych.
3. W przypadku określonym w ust. 2 zamówienia udziela się w trybie określonym w postanowieniach § 8 Regulaminu, przy zachowaniu zasad określonych w § 29 pkt 2). Umowy w tych przypadkach powinny być zawierane w sposób oszczędny i celowy.

§ 29
(Zasady)

1. Postępowanie mające na celu wybór wykonawcy zamówienia, które jest współfinansowane lub finansowane z środków otrzymanych w ramach Programów Operacyjnych na lata 2007–2013, należy przygotowywać i przeprowadzać:
   1. w przypadku postępowań, do których stosuje się przepisy Ustawy – z zachowaniem zasad, o których mowa w rozdziale 2 Działu I Ustawy;
   2. w przypadku postępowań, do których nie stosuje się przepisów Ustawy – z zachowaniem zasad:
      • jawności;
      • niedyskryminacyjnego opisu przedmiotu zamówienia;
      • równego dostępu dla podmiotów gospodarczych ze wszystkich państw członkowskich UE;
      • wzajemnego uznawania dyplomów, świadectw i innych dokumentów potwierdzających posiadanie kwalifikacji, zgodnie z polskim prawem;
      • odpowiednich terminów – w szczególności rozumianej jako wyznaczenie na składanie ofert terminów umożliwiających wykonawcom zapoznanie się z przedmiotem zamówienia, przygotowanie i złożenie oferty;
      • przejrzystego i obiektywnego podejścia – w szczególności rozumianej jako obowiązek wyłączania się po stronie beneficjenta z prowadzenia przetargu przez osoby, w stosunku do których zachodzą przesłanki wskazane w art. 17 ust. 1 Ustawy;
      • oszczędności efektywności i konkurencyjności – rozumianej jako wybór oferty gwarantującej, że wydatek nie będzie zawyżony w stosunku do cen i stawek rynkowych oraz będzie spełniał wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat).
2. Do osób wykonujących czynności w postępowaniach określonych w niniejszym rozdziale, postanowienia § 17 ust. 2–3 Regulaminu stosuje się odpowiednio.

§ 30

Zasady udzielania zamówień wskazane w niniejszym Rozdziale Regulaminu zamieszcza się na stronie internetowej zamawiającego oraz udostępnia każdorazowo na żądanie wykonawców.

Podrozdział II
Postępowania, do których nie stosuje się przepisów Ustawy, prowadzone w trybie przetargu pisemnego w rozumieniu Kodeksu cywilnego

§ 31

1. Ogłoszenie o przetargu osoba upoważniona zamieszcza na stronie internetowej zamawiającego oraz w jego siedzibie w miejscu publicznie dostępnym.
2. Należy udokumentować zamieszczenie ogłoszenia w miejscach wskazanych w ust. 1.

§ 32

§ 33

1. Podstawą ustalenia wartości zamówień, o których mowa w niniejszym Rozdziale, jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością.
2. Zawarcie z dotychczasowym wykonawcą dodatkowych umów nieobjętych umową podstawową, a niezbędnych do jej prawidłowego wykonania, jest możliwe dla usług lub robót budowlanych, jeśli tych dodatkowych usług lub robót budowlanych nie można było wcześniej przewidzieć.

§ 34

1. Zakazuje się zawierania w opisie przedmiotu zamówienia postanowień mogących preferować konkretnych wykonawców.
2. Gdy konieczne jest wskazanie konkretnych znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, należy każdorazowo dopuścić możliwość oferowania rozwiązań równoważnych.

§ 35

1. W postępowaniu należy zagwarantować równy dostęp do przetargu dla podmiotów gospodarczych ze wszystkich państw członkowskich.
2. Zakazane jest stawianie wymagań powodujących dyskryminację względem wykonawców z innych państw członkowskich.
3. W przypadku żądania od wykonawców udokumentowania spełniania wskazanych warunków udziału w postępowaniu, należy – w przypadku wykonawców z innych państw członkowskich – uznawać dyplomy, świadectwa i inne dokumenty potwierdzające posiadanie kwalifikacji, zgodnie z polskim prawem.

§ 36

Termin składania ofert wyznacza się każdorazowo, z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty,  tym że w przypadku dostaw lub usług termin ten nie może być krótszy niż 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu na stronie internetowej zamawiającego, a w przypadku robót budowlanych – nie krótszy niż 20 dni, z tym
że w przypadku robót budowlanych, dla których nie jest wymagane pozwolenia na budowę, o nieskomplikowanym zakresie przedmiotowym, minimalny termin składania ofert wynosić może 14 dni.

§ 37

1. Komórka wyznaczona przez Zamawiającego w porozumieniu z Komórką Merytoryczną przygotowuje Warunki Przetargu, które zawierają:
   1. nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego;
   2. tryb udzielenia zamówienia;
   3. opis przedmiotu zamówienia;
   4. termin wykonania zamówienia;
   5. opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków;
   6. wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu;
   7. informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami;
   8. wymagania dotyczące wadium;
   9. termin związania ofertą;
   10. opis sposobu przygotowywania ofert;
   11. miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert;
   12. opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert;
   13. informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;
   14. istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach;
2. Warunki Przetargu zamieszcza się na stronie internetowej zamawiającego wraz z ogłoszeniem o przetargu.
3. Warunki Przetargu przekazuje się także na żądanie wykonawcy w terminie 3 dni od dnia wpłynięcia wniosku o udostępnienie.
4. Warunki Przetargu mogą ulec zmianie w uzasadnionych przypadkach, gdy przewidziano to w ogłoszeniu.
5. W przypadku istotnych zmian Warunków Przetargu, gdy niezbędny jest dodatkowy czas na dokonanie zmian w ofertach, przedłuża się termin składania ofert oraz informuje się o tym wykonawców, w szczególności poprzez zmianę treści ogłoszenia w zakresie terminu składania ofert.

§ 38

1. Jako najkorzystniejszą wybiera się ofertę wykonawcy, który spełnia warunki udziału w postępowaniu wskazane w Warunkach Przetargu, jest zgodna z wymogami wskazanymi w Warunkach Przetargu oraz zawiera najkorzystniejsze warunki wykonania zamówienia w wymaganych kryteriach.
2. Należy umożliwić wykonawcom:
   • uzupełnienie żądanych dokumentów;
   • wyjaśnienie treści oferty i załączonych dokumentów;
   • wyrażenie zgody na poprawienie przez zamawiającego nieistotnych omyłek w treści oferty;
   • w celu usunięcia błędów o charakterze formalnym lub błędów nieistotnych z punktu widzenia przedmiotu zamówienia, przy czym powyższe czynności nie mogą naruszać zasady prowadzenia postępowania przy zachowaniu zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.

§ 39

1. Zamawiający może zamknąć przetarg bez dokonania wyboru w przypadku, gdy:
   1. nie złożono żadnej oferty spełniającej wymogi Warunków Przetargu;
   2. cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;
   3. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć;
   4. postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
2. W przypadku dwukrotnego zamknięcia przetargu bez dokonania wyboru, z przyczyn wskazanych w ust. 1 pkt 1, zamawiający może zastosować tryb wskazany w postanowieniach § 8 Regulaminu.

 

§ 40

O wyniku przetargu lub jego zamknięciu bez dokonania wyboru niezwłocznie zawiadamia się pisemnie uczestników przetargu, którzy  złożyli oferty. Informację zamieszcza się także na stronie internetowej.

Podrozdział III
Umowy

1. Umowy w postępowaniach, o których mowa w niniejszym Rozdziale, zamawiający jest zobowiązany zawierać w sposób oszczędny i celowy, zachowując przy tym formę pisemną, chyba że przepisy szczególne wymagają innej formy szczególnej.
2. Jeżeli ogólnie przyjętą praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej, zawarcie umowy może być także potwierdzone dowodem księgowym w rozumieniu przepisów o rachunkowości (np. zakup biletów kolejowych, autobusowych).

Załącznik do procedury: ,,Regulamin Zamówień Publicznych dla podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, zawierający zasady udzielania zamówień poniżej progów ustawowych oraz zasady udzielania zamówień finansowanych lub współfinansowanych ze środków z Unii Europejskiej”.

Wykreśla się zapis:

§ 6 pkt. 3.1. Zamówienia do 2.000 zł (netto) przygotowywane są przez komórki merytoryczne w następujący sposób:

1. Zgłoszenie ustnie lub pisemnie Kierownikowi  komórki merytorycznej potrzeby dokonania zamówienia, z krótkim opisem przedmiotu zamówienia,
2. Uzgodnienie z Prezesem Zarządu zasadności dokonania zamówienia,
3. Realizacja zamówienia przez pracownika komórki merytorycznej, który dokonuje rozeznania cen i wyboru najkorzystniejszej oferty,
4. Wysłanie zlecenia na realizację zamówienia,
5. Odbiór przedmiotu zamówienia – ocena zgodności wykonania ze zleceniem.